Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Zweck der Software

GastroPilot ist eine cloudbasierte Software zur Unterstützung und Verwaltung gastronomischer Betriebe. Abhängig vom genutzten Funktionsumfang werden die für Bereitstellung und Durchführung erforderlichen Daten verarbeitet.

• Unternehmens-, Betriebs- und Kontaktdaten
• Benutzerkonten, Anmeldedaten, Rollen und Berechtigungen
• Mitarbeiterstammdaten sowie Arbeits-, Zeit- und Schichtdaten
• Umsatz-, Kassen-, Einnahmen- und Ausgabendaten
• Warenbestände, Produkte, Einkaufs- und Lieferantendaten
• Bestellungen, Tisch-, Kunden- und Reservierungsdaten sowie Zahlungsstatus
• Support-, Feedback-, technische Protokoll- und Sicherheitsdaten
• hochgeladene Logos und Produkt- oder Rezeptbilder

3. Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung dient insbesondere der Bereitstellung von GastroPilot, Registrierung und Benutzerverwaltung, Mandanten- und Betriebsverwaltung, Rechtekontrolle, Mitarbeiter- und Zeiterfassung, Kassen-, Bestell- und Warenverwaltung, Verarbeitung betrieblicher Einnahmen und Ausgaben, Systemsicherheit, Fehleranalyse, Support sowie der Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Vertrags- und Abrechnungsfunktionen sind entsprechend ihrer tatsächlichen späteren Nutzung gesondert zu prüfen.

4. Rechtsgrundlagen

Je nach Verarbeitungsvorgang kommen insbesondere Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen, rechtliche Verpflichtungen, berechtigte Interessen an einem sicheren und wirtschaftlichen Softwarebetrieb sowie – nur soweit erforderlich – eine konkrete Einwilligung in Betracht. Die endgültige Zuordnung muss pro Verarbeitung geprüft werden; eine pauschale Einwilligung ist nicht Grundlage sämtlicher notwendiger Softwareverarbeitungen.

5. Verantwortlichkeit der Gastronomiebetriebe

Der jeweilige Gastronomiebetrieb ist grundsätzlich für die Rechtmäßigkeit der von ihm eingetragenen personenbezogenen Daten verantwortlich. Dies betrifft besonders Mitarbeiter-, Kunden-, Reservierungs- und betriebliche Kontaktdaten. K-Pilot verarbeitet diese Daten abhängig von der vertraglichen Gestaltung gegebenenfalls im Auftrag. Mit gewerblichen Kunden ist bei Bedarf ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abzuschließen.

6. Hosting und technische Infrastruktur

Die Domain wird über STRATO verwaltet. Die Anwendung wird über OpenAI Sites veröffentlicht und technisch auf Cloudflare-Diensten ausgeführt. Cloudflare Workers stellt die Anwendung bereit, D1 speichert strukturierte Daten und R2 hochgeladene Dateien. Cloudflare übernimmt außerdem TLS-Auslieferung, Netzwerk- und Sicherheitsfunktionen. Dabei können insbesondere IP-Adresse, Zugriffszeit, URL, Browser- und Geräteinformationen, technische Header, Fehler- und Sicherheitsereignisse verarbeitet werden. Eine ausschließliche Speicherung in Deutschland ist nicht bestätigt.

7. Empfänger und Dienstleister

Aktuell sind im Anwendungscode keine E-Mail-Versand-, Zahlungs-, Analyse-, Marketing-, Karten-, Video-, Captcha- oder KI-Dienste eingebunden. Externe Kartenzahlungen werden lediglich als Status dokumentiert; Zahlungsdaten werden nicht an einen integrierten Zahlungsanbieter übertragen.

8. Drittlandübermittlung

Bei global betriebenen Infrastruktur- und Plattformdiensten kann eine Verarbeitung außerhalb der EU oder des EWR nicht ausgeschlossen werden. Ob und auf Grundlage welcher vertraglichen Garantien dies erfolgt, muss anhand der abgeschlossenen Verträge und Auftragsverarbeitungsbedingungen geprüft und vor Produktivbetrieb konkret ergänzt werden. Es werden an dieser Stelle keine unbestätigten Garantien behauptet.

9. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck, die Vertragsdurchführung oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Konkrete Löschfristen pro Datenkategorie sind vor Produktivbetrieb festzulegen. Eine automatische Löschung ist derzeit nicht implementiert.

10. Datensicherheit

Technisch vorhanden sind verschlüsselte HTTPS-Verbindungen, sitzungsbasierte Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen, serverseitige Mandantentrennung, PBKDF2-Passwort-Hashing und Protokollierung ausgewählter betrieblicher Sicherheits- und Änderungsvorgänge. Aussagen zu Zertifizierungen, garantierter Sicherheit oder einem abschließend geprüften Sicherungskonzept werden nicht getroffen.

11. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können – abhängig von den gesetzlichen Voraussetzungen – Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen, erteilte Einwilligungen widerrufen und sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

12. Pflicht zur Bereitstellung

Bestimmte Informationen sind für Registrierung, Vertragsdurchführung und zentrale Funktionen erforderlich. Ohne zwingend benötigte Angaben kann die jeweilige Funktion möglicherweise nicht verwendet werden.

13. Cookies und lokale Speicherung

GastroPilot verwendet das technisch notwendige, als HttpOnly geschützte Cookie gp_session für die Anmeldung. Das Cookie gp_intro_seen merkt sich ausschließlich, ob das Anmelde-Intro bereits angezeigt wurde. Die Anwendung verwendet derzeit weder Local Storage noch Session Storage und setzt keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein. Ein Marketing-Consent ist daher derzeit nicht vorgesehen.

14. Änderungen

Diese Erklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen, rechtliche Anforderungen oder Dienstleister ändern. Frühere Versionen sollen nachvollziehbar erhalten bleiben.

15. Stand

Stand: Juli 2026